- Création d'un document
- Création des styles
- Application des styles
- Création d'une table des matières
Cet exerciciel vous fait découvrir la gestion de grands documents et est orienté vers la production du mémoire professionnel (les copies d'écran sont réalisées avec
Word 97 sous
Windows), mais le document est facilement utilisable avec les versions ultérieures.
Un document est constitué de paragraphes. Pour signaler la fin d'un paragraphe, il suffit d'appuyer sur la touche entrée. Vous pouvez choisir de visualiser les marques de fin de paragraphe ¶ (et d'autres carctères non-imprimables) par le menu
Outils option
Option et l'onglet
Affichage; il suffit ensuite de cocher la case adéquate; ces options sont des préférences de
Word et
ne sont pas enregistrées avec le document.
1 Création d'un document
Une fenêtre
Nouveau document étant ouverte,
enregistrez le document (même vide) dans votre espace personnel.
Tapez le plan suivant (il ne s'agit que d'un exemple tiré de Bisault
1), l'indentation n'est pas à reproduire mais sert à visualiser le niveau de chaque titre qui sera défini par la suite, ne vous préoccupez pas de la numérotation pour le moment :
- Introduction
- Problématique
- Définition du problème
- Références théoriques
- Questionnement
- Formulation d'hypothèses
- Méthodologie retenue pour la recherche
- Choix de l'expérience pédagogique
- Déroulement de l'expérience (situations pédagogiques)
- Recueil des résultats
- Etude critique
- Interprétation et relativisation des résultats
- Comparaison avec les résultats de la littérature
- Conclusion
- Bibliographie
- Annexes
Tapez le contenu d'un des paragraphes (par exemple l'introduction) :
bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla
bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla
bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla.
Il est préférable de taper tout le document avant de procéder à sa mise en page.
Au lieu d'utiliser la règle pour mettre en forme chaque paragraphe, vous allez définir et appliquer des styles. L'intérêt est de définir en un seul endroit en quoi consiste un style donné et de l'appliquer ensuite à toute une classe de paragraphes. Deux options sont possibles : redéfinir les styles existants enregistrés dansle fichier de préférences
normal.dot ou en créer de nouveaux. La deuxième solution sera préférée (bien que plus complexe, elle enregistre les styles crées avec le document donc permet de définir des styles différents pour chaque document et/ou pour chaque utilisateur si l'ordinateur est partagé; de retrouver ses styles si vous éditez le document sur des machines différentes). Les styles agissent sur: la police par défaut du paragraphe, sa taille, son affichage (gras, italique); l'interligne, les tabulations, les bordures, la langue (pour la correction orthographique), l'encadrement; le niveau hiérarchique du paragraphe et sa numérotation.
Cliquez sur le menu Format option Style. Dans la fenêtre,
cliquez sur Nouveau. Créez le style (nommé par exemple
mem_standard) selon l'illustration à droite :
basé sur Aucun style (vous pouvez aussi vous
baser sur Normal).
Il sera nécessaire de cliquer sur le menu déroulant Format puis l'option Paragraphe pour choisir l'alignement Justifié;
conservez Corps de texte comme niveau hiérarchique. Vous pouvez
choisir un espacement de 12 pt. Cliquez à nouveau sur Format
puis Langue pour choisir le Français (ce choix influe sur le correcteur orthographique et sur certaines règles d'écriture comme les guillements; vous pouvez choisir des langues différentes pour différents paragraphes d'un texte).
Recommencez pour créer le style
mem_titre1
: se baser sur
aucun style ou sur
mem_standard,
choisir une police plus grasse, l'alignement à gauche et le niveau
hiérachique 1. Dans le menu déroulant
Format cliquez
aussi sur
Numérotation, puis
Hiérarchisation
et choisir celle qui vous convient (la numérotation de type I, A, 1,
a est plus facile à mettre en oeuvre).
Créez encore deux styles
basés sur
mem_titre1 en modifiant seulement
le niveau hiérarchique (niveaux 2 et 3).
La fenêtre des styles devrait ressembler à l'illustration de
droite.
Il est possible de
définir un style à partir d'un paragraphe
déjà mis en forme : ce paragraphe étant
sélectionné, tapez un nom pour le style dans la partie gauche
de la barre d'outils
Mise en Forme 
puis validez par
Entrée. Si vous voulez disposer de toutes
les options, modifiez ensuite ce style par le menu
Format option
Style. Dans la fenêtre, sélectionnez le style qui vient
d'être créé, puis cliquez sur
Modifier.
2.1 Importer les styles d'un autre document
Ouvrir le document contenant les styles à importer (la
source). Cliquez sur le menu Format option Style. Dans la
fenêtre, cliquez sur Organiser.
La partie droite de la fenêtre concerne par défaut le fichier normal.dot.
Cliquez sur le bouton Fermer le fichier (celui de droite) qui... se
transforme en Ouvrir le fichier ! Vous allez bien entendu choisir
le document cible. Il suffit alors de sélectionner les styles à
gauche pour les copier à droite par un clic sur le bouton Copier.
3 Application des styles
Il suffit de cliquer à l'intérieur d'un paragraphe, puis de
dérouler le menu des styles (sur la gauche de la barre d'outils Mise
en forme). Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs paragraphes
avec la souris pour leur appliquer le même style. La barre d'outils
de mise en forme peut être aussi affichée sous forme
d'une palette, mais à cause des limitations de Windows, ne
peut sortir de la fenêtre de l'application. Le plus rapide est cependant
d'utiliser le mode plan.
Cliquez sur le menu
Affichage option
Plan. Dans la barre
de menu supplémentaire qui s'affiche vous pouvez :
afficher seulement
les titres de niveau 1, ou jusqu'au niveau 2... ou tout afficher;
développer
l'élément sélectionné ou le réduire
déplacer
un élément et tous les éléments de niveau hiérarchique
inférieur qu'il contient.
Pour
supprimer la numérotation de certains titres
(introduction, etc.), placez le curseur dans ces titres, pluis choisir le
menu
Format option
Puces et numéros. Dans la fenêtre
choisir aucun pour l'onglet
Hiérarchisation.
4 Création d'une table des matières
Cette création ne se fait qu'une fois le document
finalisé. Elle génère automatiquement les numéros
de page, mais si vous supprimez ou ajoutez ensuite des paragraphes, la mise
à jour n'est pas automatique. Activer l'
Aperçu avant impression
(menu
Fichier) force généralement cette mise à
jour. Les touches
Alt + F9 permettent de passer
du mode
affichage du code au mode
affichage de la table des matières.
Placez vous avant l'introduction et insérez un
saut de page. Placez vous avant ce saut de page (à moins que vous ne
souhaitiez placer la table des matières à la fin) et cliquez
sur le menu Insertion option Tables et Index puis sur l'onglet
Table des matières. Conservez Depuis modèle.
Validez... C'est le genre de fonction qui récompense de tous les efforts
fournis jusqu'ici.
La mise en page de la table des matières est définie
dans les styles du modèle
normal.dot; ils
se nomment
TM1,
TM2, etc.
Il est toujours possible de modifier ces styles s'ils ne vous conviennent pas
(par exemple pour modifier la police, etc.); ils sont basés sur le
style
Normal.
Références
(
1)
Bisault
J. Lavarde A.. 1995.
Le mémoire en IUFM, théorie et pratique.
CDDP de l'Oise : 54.
Adresse de cette page: http://www.didac-tic.fr/text/ms_office/expert/index.php
